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PROCLANE eCommerce GmbH & PROCLANE Integration GmbH

Richtlinie über die Verarbeitung personenbezogener Daten

 

 

1 Zweck und Ziele

Der Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten (pbD) ist ein Grundrecht. Die PROCLANE Commerce GmbH und die PROCLANE Integration GmbH (zusammen PROCLANE) haben den Anspruch, dieses Grundrecht und damit die gesetzlichen Anforderungen zu wahren.

Dank ihrer engagierten und fachkundigen Mitarbeiter und Geschäftspartner ist die PROCLANE Commerce GmbH als eCommerce-Agentur mit ihren Lösungen für den B2B- und B2C Onlinehandel erfolgreich. Die PROCLANE Integration GmbH ist aus denselben Gründenn als Software-Integrationshaus erfolgreich. Die Werte unseres Unternehmens zu wahren und zu mehren ist unser oberstes Ziel. Das gelingt nur, wenn unsere Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern Vertrauen in unsere Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit haben und wenn die verbindliche Einhaltung gesetzlicher und vertraglicher Rahmenbedingungen gelingt.

In unserem täglichen Handeln hat der Datenschutz daher höchste Priorität. Dies gilt für die Vollständigkeit, Richtigkeit, Aktualität, Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit aller uns anvertrauten personenbezogenen Daten. Unser eigenverantwortliches, vorausschauendes Handeln ist der Schlüssel zum nachhaltigen Datenschutz.

2 Geltungsbereich und Verantwortlichkeiten

Der verbindliche Rahmen unsers Datenschutzmanagementsystems (DSMS) gilt für alle Mitarbeiter beider Unternehmen PROCLANE sowie für Mitarbeiter anderer Unternehmen, die bei der PROCLANE tätig werden (im folgenden Mitarbeiter genannt). Darüber hinaus gilt das DSMS auch für Geschäftspartner, welche mit PROCLANE pbD austauschen beziehungsweise für die PROCLANE oder in den Geschäftsräumen der PROCLANE tätig werden. Alle Mitarbeiter und Geschäftspartner werden durch Schulungen und Beratungen sensibilisiert und zur Einhaltung unserer Datenschutzrichtlinien verpflichtet.

Verantwortlich für den Datenschutz der PROCLANE sind:

  • die Geschäftsführer, die einzeln als Datenschutzverantwortliche die rechtliche Verantwortung für die Beachtung des Datenschutzes tragen. Sie initiieren geeignete Maßnahmen zur Stärkung des Datenschutzes und prüfen zusammen mit dem Datenschutzbeauftragten die Wirksamkeit der Ergebnisse dieser Maßnahmen. Die Umsetzung der Maßnahmen kann auf Mitarbeiter übertragen werden.

  • der Datenschutzbeauftragte, der die Einhaltung der Datenschutzvorschriften überwacht. Er sensibilisiert die internen und externen Mitarbeiter des Unternehmens hinsichtlich ihrer datenschutzrechtlichen Verpflichtungen durch Schulungen und Beratungen. Der Datenschutzbeauftragte ist nicht für die korrekte Umsetzung des Datenschutzes verantwortlich. Er unterliegt keinen Weisungen.

  • die Führungskräfte, die die Umsetzung des Datenschutzes in ihren Zuständigkeitsbereichen verantworten. Sie sind ob ihrer Funktion mit den erforderlichen Weisungsbefugnissen ausgestattet und stimmen sich mit dem Datenschutzbeauftragten und den anderen Führungskräften ab. Sie berichten an die Geschäftsführung.
     

3 Grundsätze

Alle Mitarbeiter der PROCLANE orientieren sich bei der Verarbeitung personenbezogener Daten an den folgenden Grundsätzen:

3.1 Rechtmäßigkeit, Treu und Glauben, Transparenz
Wir verarbeiten personenbezogene Daten jederzeit transparent und auf rechtmäßiger Basis. Auskunft erhält jede betroffene Person, sofern ihre Identität glaubhaft nachzuweisen ist. So wahren wir Transparenz und stärken die Verarbeitung nach Treu und Glauben.

3.2 Zweckbindung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich zur Erfüllung legitimer Zwecke. Personenbezogene Daten, die verschiedenen Zwecken dienen, werden nach Möglichkeit separiert.

3.3 Datenminimierung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur in dem Umfang, in dem es zur Erfüllung legitimer Zwecke notwendig ist. Im jeweiligen Zusammenhang nicht benötigte Daten werden nicht verarbeitet. Ist die Verarbeitung anonymer oder pseudonymisierter Daten ausreichend und möglich, werden diese genutzt.  

3.4 Richtigkeit
Wir verarbeiten personenbezogene Daten so sorgfältig, dass wir die Richtigkeit während der Verarbeitung wahren können. Eine Kontrolle, ob die uns zur Verfügung gestellten Daten tatsächlich richtig sind, ist in letzter Konsequenz nicht zu leisten. Aufforderungen zur Richtigstellung kommen wir jederzeit nach, sofern die Aufforderung und die Informationen über die korrekten Daten nachvollziehbar und glaubwürdig sind.

3.5 Speicherbegrenzung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur solange, wie dafür eine eindeutige Erlaubnis oder gesetzliche Verpflichtung besteht! Die Verarbeitungsdauer wird auf das erforderliche Maß begrenzt, das heißt, Daten werden unter Beachtung etwaiger Aufbewahrungspflichten frühestmöglich gelöscht.

3.6 Rechenschaftspflicht
Wir verarbeiten personenbezogene Daten in einer Art und Weise, dass wir über die Verarbeitung jederzeit Rechenschaft ablegen können gegenüber betroffenen Personen, Behörden und Verantwortlichen, sofern wir Auftragsverarbeiter sind.

3.7 Verfügbarkeit
Wir verarbeiten personenbezogene Daten mit Systemen, die die Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten gemäß aktuellem Stand der Technik jederzeit gewährleisten.

3.8 Belastbarkeit
Wir verarbeiten personenbezogene Daten mit Systemen, die gemäß aktuellem Stand der Technik belastbar sind.

3.9 Vertraulichkeit
Wir verarbeiten personenbezogene Daten streng vertraulich. Sie werden in unseren Geschäftsprozessen nur den Mitarbeitern zugänglich gemacht, die dies zur Erfüllung ihrer legitimen Pflichten benötigen. Technische und organisatorische Maßnahmen sind so gestaltet, dass die Vertraulichkeit personenbezogener Daten gewahrt wird.

3.10 Integrität
Wir verarbeiten personenbezogene Daten mit technischen und organisatorischen Maßnahmen im Sinne der ISO 27001 Informationssicherheitsmanagementsystem so, dass sie nicht korrumpiert werden. Laufende Überwachung, regelmäßige Prüfungen und eine kontinuierliche Verbesserung stellen das hohe Niveau unseres Datenschutzes sicher. Wir achten auf die Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität der von Proclane verarbeiteten personenbezogenen Daten.

3.11 Aktualität
Wir verarbeiten personenbezogene Daten und aktualisieren sie umgehend, wenn dies aufgrund entsprechender Information gegeben ist.

 

4 Datenschutzbeauftragter

Wir haben Herrn Andreas Bethke als externen Datenschutzbeauftragten bestellt. Er wird durch die Geschäftsführer vertreten.

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

E-Mail: a.bethke (at) b3-gruppe.de
Tel.: +49 (0) 4822 366 30 00
Fax: +49 (0) 4822 366 33 33