OrderLANE - KI-gestützte Auftragsverarbeitung im ERP
Automatisieren Sie eingehende Bestellungen aus E-Mail-Texten, PDF- oder CSV-Dateien: OrderLANE extrahiert Inhalte, strukturiert sie, validiert gegen Ihre ERP-Stammdaten und übergibt geprüfte Auftragsdaten systemkonform an Ihr ERP-System – transparent, kontrollierbar und mit klar definiertem Ausnahmenhandling.
- End-to-End automatisiert: vom Eingang, über die Prüfung bis zur Anlage im ERP-System
- Stammdaten- & Regelcheck: Pflichtfelder, Plausibilitäten, Dubletten, Lieferadressen
- Vollständig ERP-integriert: keine Insellösung, keine Medienbrüche
- Skalierbar & messbar: auch bei hohem Auftragsvolumen
- DSGVO & Datenhoheit: transparente Verarbeitung, auditfähig
Weniger CopyPaste. Weniger Rückfragen.
Mehr Planbarkeit.
Manuelle Auftragsverarbeitung kostet Zeit und Nerven: Medienbrüche zwischen E-Mail-Text, Dateien und ERP-Systemen führen zu Rückfragen, Nacharbeit und Fehlern – besonders bei hohem Volumen und knappen Ressourcen.
OrderLANE automatisiert den gesamten Auftragsprozess von der Eingangsnachricht bis zur strukturierten Anlage im ERP (z.B. SAP, MS Dynamics, Infor) – inklusive Stammdatenabgleich, Validierung und transparentem Ausnahmehandling.
In 4 Schritten zur KI-gestützten Auftrags-
verarbeitung
1 - Flexibler Eingang
Aufträge kommen per E-Mail als Text, PDF oder CSV. Relevante Inhalte werden automatisch erfasst – ohne manuelles Übertragen.
2 - KI-gestützte Extraktion & Strukturierung
Die KI erkennt Kopf- und Positionsdaten, ordnet sie den richtigen Feldern zu und erzeugt strukturierte Datensätze für die Auftragsverarbeitung.
3 - Validierung & Vollständigkeit
Abgleich gegen Ihre ERP-Stammdaten und definierte Geschäftsregeln (z. B. Pflichtfelder, Plausibilitäten, Dubletten, Lieferadressen). Fehlende Angaben werden als Ausnahmen markiert – nicht still ergänzt.
4 - Systemintegration & Kontrolle (Humanintheloop + Nachweis)
Geprüfte Daten werden über die ERP-Integration kontrolliert an das ERP übergeben. Ihr Team steuert alles über ein Frontend - den WORKSPACE - mit Freigabe-Option vor der ERP-Übergabe und vollständiger Archivierung für lückenlose Nachvollziehbarkeit.
Warum Stammdaten entscheidend sind: Durch den direkten Stammdatenbezug erzielt die Lösung sehr gute Ergebnisse: Sie erkennt, ob der Besteller bereits Kunde ist, was bisher bestellt wurde und welche Produkte inklusive Ausprägungen gemeint sind – und ordnet so Bestellmuster von Bestands- und Neukunden präzise ein.
Zwei Wege – ein sauberer Zielprozess
OrderLANE lässt sich nahtlos in bestehende Integrations-
landschaften einbinden oder im Rahmen eines neuen ERP-
Integrationsprojekts einführen.
Für Bestandskunden
Erweitern Sie Ihre bestehende Integrationsplattform um KI-gestützte Auftragsverarbeitung – ohne Umbau Ihrer Architektur. Bestehende Integrationen bleiben erhalten, Prozesse werden angepasst und intelligenter.
Für Neukunden
Sie erhalten eine flexible ERP-Integration und KI-gestützte Auftragsverarbeitung aus einer Hand – sauber eingebunden in Ihre Systemlandschaft. Im SAP-Umfeld profitieren Sie zusätzlich von unserer zertifizierten Integration.
Sicherheit, Datenhoheit und DSGVO
Kontrollierbare KI – mit klaren Grenzen.
Gerade bei KI- und ERP-Prozessen ist Kontrolle entscheidend. Deshalb bleibt die Datenhoheit bei Ihnen – mit transparenten Datenflüssen und definierten Prüfmechanismen:
- Kein direkter KI-Zugriff auf ERP-Kernsysteme
- Mehrstufige Validierung vor der Übergabe ins ERP
- Protokollierung und Nachvollziehbarkeit der Verarbeitung (auditfähig)
- Klar definierte Verantwortlichkeiten durch Ausnahmehandling und Freigabeoptionen
- Archivierung der Eingangsdokumente und eine durchgängige Nachweisführung - von Eingang über die Bearbeitung im WORKSPACE bis ins ERP
- Hosting auf europäischen Servern – vollständig DSGVO-konform. Ihre Daten verlassen den europäischen Raum zu keinem Zeitpunkt
Kernfunktionen der KI-gestützten Lösung
Kontrollierbare Automatisierung:
Review- und Freigabeoptionen, klare definierte Ausnahmen und jederzeit steuerbar über den WORKSPACE.
KI-gestützte Validierung für die Auftragsverarbeitung:
Unstrukturierte Eingangsdaten werden in strukturierte, geprüfte ERP-Daten überführt – auf Basis von ERP-Stammdaten und definierten Regeln.
Workflows für Prüfungen & Freigaben:
Standardisierte Abläufe für Sonderfälle, Prüfungen und Freigaben – reproduzierbar, transparent und skalierbar.
Warum PROCLANE
Sichere Integration in Ihre ERP-Landschaft
OrderLANE integriert sich nahtlos in bestehende ERP-Umgebungen – auch in komplexen Landschaften und ohne Medienbrüche.KI mit Kontrolle statt Blackbox
Governance, transparente Datenflüsse und Eingriffsmöglichkeiten – für steuerbare Automatisierung.Schnelle Umsetzung im laufenden Betrieb
Klare Verantwortlichkeiten und kurze Wege ermöglichen eine Einführung ohne Stillstand im Tagesgeschäft.Minimaler IT-Aufwand im Betrieb
Wir übernehmen Betrieb, Management und Wartung. Ihre IT wird nur zu Beginn punktuell eingebunden, etwa beim ERP-Zugang.Messbarer Mehrwert
Weniger manuelle Arbeit, geringere Fehlerquoten und skalierbare Prozesse bei wachsendem Auftragsvolumen.OrderLANE basiert auf der PROCLANE AI SUITE
Die PROCLANE AI SUITE ist die gemeinsame Grundlage hinter OrderLANE und weiteren KI-Lösungen. Die Plattform verbindet KI-gestützte Inhaltsverarbeitung mit einer bewährten ERP-Integration: Dokumente werden gelesen, Daten strukturiert, Regeln geprüft, Ausnahmen erkannt. Alles kontrollierbar, auditfähig und skalierbar.
OrderLANE ist eine der KI-Lösungen auf dieser Plattform – spezialisiert auf die Auftragsverarbeitung. Weitere Anwendungsfälle lassen sich schrittweise ergänzen, ohne jedes Mal eine neue technische Basis aufzubauen.
Häufig gestellte Fragen zur KI-gestützten Auftragsverarbeitung
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Funktioniert OrderLANE auch mit unserem bestehenden SAP-System?
Ja. OrderLANE lässt sich in bestehende ERP-Landschaften integrieren – ohne Umbau Ihrer Architektur und ohne Medienbrüche. Wenn Sie bereits eine Integrationsplattform von PROCLANE nutzen, können Sie OrderLANE als Erweiterung ergänzen. Bestehende Integrationen bleiben vollständig erhalten.
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Wir haben noch keine ERP-Integration. Können wir trotzdem starten?
Ja. Für Neukunden liefern wir ERP-Integration und KI-gestützte Auftragsverarbeitung perfekt eingebunden in Ihre Systemlandschaft, ohne Insellösungen. Sie erhalten alles aus einer Hand: KI-Verarbeitung und ERP-Anbindung. SAP-Kunden profitieren zusätzlich von unserer SAP-zertifizierten Integration.
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Was passiert, wenn ein Auftrag unvollständig oder unklar ist?
OrderLANE markiert fehlende oder widersprüchliche Angaben als Ausnahmen und ergänzt nichts still. Ihr Team sieht diese Fälle übersichtlich im WORKSPACE und kann gezielt eingreifen. Das reduziert E-Mail-Abstimmungsschleifen, verkürzt Klärzeiten und verbessert die SLA-Einhaltung.
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Wer hat Zugriff auf unsere Daten – und wo werden sie verarbeitet?
Die KI hat keinen direkten Zugriff auf Ihre ERP-Kernsysteme. Alle Daten werden auf europäischen Servern verarbeitet und gespeichert – vollständig DSGVO-konform. Eingangsdokumente werden archiviert, Verarbeitungsschritte protokolliert. Der gesamte Prozess ist nachvollziehbar und auditfähig.
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Wie viel Aufwand entsteht für unsere IT-Abteilung?
Da es sich um eine Cloud-Plattform handelt, liegt der laufende Betrieb bei PROCLANE. Wir übernehmen Management, Support und Wartung. Ihre IT wird zu Beginn eingebunden, z.B. beim ERP-Zugang. Die Einarbeitung für Ihre Fachanwender:innen im WORKSPACE ist kurz, da die Oberfläche auf schnelle Prüfung und Freigabe ausgelegt ist und nicht auf IT-Expertise.