OrderLANE - von der Kundenbestellung im Postfach zum geprüften ERP-Auftrag
Kundenaufträge aus E-Mail, PDF und CSV landen geprüft in Ihrem ERP. KI-gestützt erfasst und mit Ihren Stammdaten und Geschäftsregeln abgeglichen. Was eindeutig ist, läuft automatisch. Was unklar ist, entscheidet Ihr Team.
- Mehr Kapaziät im Innendienst: Eindeutige Aufträge laufen ohne Abtippen ins ERP
- Weniger Fehler im ERP: Jede Position wird vor der Buchung gegen Ihre Stammdaten geprüft
- Ein Ansprechpartner: KI, ERP-Anbindung und Betrieb aus einer Hand – auch für gewachsene SAP- und Non-SAP-Landschaften
- Volle Kontrolle: kein Auftrag ungeprüft im ERP, jeder Schritt nachweisbar, DSGVO-konform
Weniger CopyPaste. Weniger Rückfragen.
Mehr Kapazität.
Heute: Bestellungen kommen als E-Mail, PDF oder CSV. Jemand tippt sie Position für Position ins ERP und fragt nach, weil der Kunde eigene Artikelnummern nutzt.
Bei 320 Bestellungen à zehn Minuten sind das rund 53 Stunden im Monat – Zeit, die fehlt, wenn die Aufträge anziehen und Fachkräfte knapp sind. Fehler fallen oft erst beim Kunden auf.
Mit OrderLANE: Eindeutige Bestellungen landen automatisch und geprüft in Ihrem ERP.
Ihr Team kümmert sich nur noch um Fälle, die eine Entscheidung brauchen. So schaffen Sie mehr Aufträge mit demselben Team, Kunden erhalten schneller ihre Bestätigung, und auch bei Urlaub oder Krankheit läuft alles weiter.
So kommt ein Auftrag in Ihr ERP - in 4 Schritten
1 - Eingang wie gewohnt
Ihre Kunden bestellen weiter per E-Mail, PDF oder CSV – für sie ändert sich nichts.
2 - Die Bestellung wird strukturiert
Die KI erkennt Kopf- und Positionsdaten und ordnet sie den richtigen Feldern zu.
3 - Jede Position wird vallidiert
Abgleich gegen Ihre ERP-Stammdaten und Geschäftsregeln: Kunde, Artikel, Variante, Einheit, Lieferadresse, Pflichtfelder, Dubletten. Fehlende oder widersprüchliche Angaben werden als Ausnahme markiert – nicht still ergänzt.
4 - Geprüft ins ERP - Unklares gibt Ihr Team frei
Geprüfte Aufträge werden über die ERP-Integration kontrolliert an Ihr ERP übergeben. Unklare Fälle prüft Ihr Team im WORKSPACE, der Arbeitsoberfläche von OrderLANE, und gibt sie frei. Jeder Schritt wird archiviert und ist lückenlos nachvollziehbar.
Warum Stammdaten entscheidend sind: Durch den Abgleich erkennt OrderLANE, ob der Besteller bereits Kunde ist, was er bisher bestellt hat und welches Produkt in welcher Ausprägung gemeint ist – auch bei kundeneigenen Bezeichnungen.
Zwei Wege – ein sauberer Zielprozess
Für Bestandskunden
OrderLANE als Erweiterung Ihrer bestehenden PROCLANE-Umgebung – ohne Umbau Ihrer Architektur.
Für Neukunden
ERP-Integration und KI-gestützte Auftragsverarbeitung in einem Projekt – sauber eingebunden in Ihre Systemlandschaft.
Sicherheit, Datenhoheit und DSGVO
Kontrollierbare KI – mit klaren Grenzen.
Kein Auftrag geht ungeprüft ins ERP – und bei jedem Audit können Sie nachweisen, wer was freigegeben hat. Die Datenhoheit bleibt bei Ihnen, mit transparenten Datenflüssen und definierten Prüfmechanismen:
- Kein direkter KI-Zugriff auf ERP-Kernsysteme
- Mehrstufige Validierung vor der Übergabe ins ERP
- Archivierung, Protokollierung und lückenlose Nachvollziehbarkeit - vom Eingang bis ins ERP, audifähig
- Hosting auf europäischen Servern, DSGVO-konform. Ihre Daten verlassen den europäischen Raum zu keinem Zeitpunkt
Kernfunktionen der KI-gestützten Lösung
Kontrollierbare Automatisierung:
Review- und Freigabeoptionen, klare definierte Ausnahmen und jederzeit steuerbar über den WORKSPACE.
KI-gestützte Validierung für die Auftragsverarbeitung:
Unstrukturierte Eingangsdaten werden in strukturierte, geprüfte ERP-Daten überführt – auf Basis von ERP-Stammdaten und definierten Regeln.
Workflows für Prüfungen & Freigaben:
Standardisierte Abläufe für Sonderfälle, Prüfungen und Freigaben – reproduzierbar, transparent und skalierbar.
Warum PROCLANE
Sichere Integration in Ihre ERP-Landschaft
OrderLANE integriert sich nahtlos in bestehende ERP-Umgebungen – auch in komplexen Landschaften und ohne Medienbrüche.KI mit Kontrolle statt Blackbox
Governance, transparente Datenflüsse und Eingriffsmöglichkeiten – für steuerbare Automatisierung.Schnelle Umsetzung im laufenden Betrieb
Klare Verantwortlichkeiten und kurze Wege ermöglichen eine Einführung ohne Stillstand im Tagesgeschäft.Minimaler IT-Aufwand im Betrieb
Wir übernehmen Betrieb, Management und Wartung. Ihre IT wird nur zu Beginn punktuell eingebunden, etwa beim ERP-Zugang.Messbarer Mehrwert
Weniger manuelle Arbeit, geringere Fehlerquoten und skalierbare Prozesse bei wachsendem Auftragsvolumen.OrderLANE basiert auf der PROCLANE AI SUITE
Die PROCLANE AI SUITE ist die gemeinsame Grundlage aller PROCLANE-KI-Lösungen. Weitere Prozesse wie den Abgleich von Lieferanten-Auftragsbestätigungen mit PurchaseLANE ergänzen Sie später – ohne neuen Anbieter und ohne neue Integration.
Häufig gestellte Fragen zur KI-gestützten Auftragsverarbeitung
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Funktioniert OrderLANE mit unserem ERP - auch ohne offene Schnittstelle?
Ja. Die Anbindung von SAP- und Non-SAP-Systemen, auch gewachsener und stark angepasster, ist seit über 20 Jahren unser Kerngeschäft. Im Check klären wir den Integrationsweg für Ihr System.
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Wir haben noch keine ERP-Integration. Können wir trotzdem starten?
Ja. Für Neukunden liefern wir ERP-Integration und KI-gestützte Auftragsverarbeitung perfekt eingebunden in Ihre Systemlandschaft, ohne Insellösungen. Sie erhalten alles aus einer Hand: KI-Verarbeitung und ERP-Anbindung. SAP-Kunden profitieren zusätzlich von unserer SAP-zertifizierten Integration.
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Was passiert, wenn ein Auftrag unvollständig oder unklar ist?
OrderLANE legt ihn als Ausnahme im WORKSPACE (Arbeitsoberfläche) vor, statt Angaben zu ergänzen. Ihr Team entscheidet – das verkürzt Klärzeiten und Abstimmungsschleifen per E-Mail.
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Wer hat Zugriff auf unsere Daten – und wo werden sie verarbeitet?
Die KI hat keinen direkten Zugriff auf Ihre ERP-Kernsysteme. Alle Daten werden auf europäischen Servern verarbeitet und gespeichert – vollständig DSGVO-konform. Eingangsdokumente werden archiviert, Verarbeitungsschritte protokolliert. Der gesamte Prozess ist nachvollziehbar und auditfähig.
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Wie viel Aufwand entsteht für unsere IT-Abteilung?
Überschaubar. Ihre IT wird zu Beginn punktuell eingebunden, etwa beim ERP-Zugang. Den laufenden Betrieb, Support und die Wartung übernehmen wir. Die Einarbeitung Ihrer Fachanwender ist kurz.
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Ab welchem Auftragsvolumen lohnt sich OrderLANE?
Das hängt von Auftragsmenge, Bearbeitungszeit und Fehlerquote ab. Bei wenigen Dutzend Aufträgen im Monat raten wir meist ab, ab einigen hundert wird es in der Regel interessant. Eine erste Einschätzung gibt Ihnen unser Potenzialrechner, genau rechnen wir es im Check mit Ihren Zahlen.