PurchaseLANE – Auftragsbestätigungen automatisch prüfen mit KI
PurchaseLANE liest eingehende Auftragsbestätigungen aus E-Mail und PDF automatisch aus und gleicht sie in Sekunden mit Ihren Bestellungen ab. Abweichungen bei Preis, Menge und Liefertermin werden sofort markiert – nahtlos in Ihr ERP integriert, ohne aufwändiges IT-Projekt.
Sekunden statt Tage: Auftragsbestätigungen geprüft, bevor die Lieferung überrascht.
- ERP-unabhängig & SAP-zertifiziert: Microsoft Dynamics, Infor, SAP und weitere
- KI-Extraktion: aus PDF & E-Mail-Text
- Soll-Ist-Vergleich: live gegen die offene Bestellung in Ihrem ERP-System
- WORKSPACE: Human-in-the-Loop, kein ERP-Login nötig
- iMan-Integration: bewährt, schnell, erweiterbar
- DSGVO-konform: Azure Europe, EU-Hosting
PROBLEM
Auftragsbestätigungen kosten täglich wertvolle Zeit
Jede eingehende Auftragsbestätigung landet im Postfach – als PDF, in beliebigen Layouts, auf Deutsch oder Englisch. Was folgt, ist manuelles Abtippen, Vergleichen, Nachfragen. Das bindet Ihr Team und kostet Fehler.
Kein einheitliches Format, kein automatischer Eingang
Auftragsbestätigungen kommen als PDF per E-Mail von jedem Lieferanten anders. Sachbearbeiter tippen manuell ab: zeitaufwendig, fehleranfällig, nicht skalierbar.
Abweichungen werden spät erkannt
Preis-, Mengen- oder Terminabweichungen fallen oft erst bei der Lieferung auf – zu spät für Korrekturen.
E-Mail-Pingpong bei Ausnahmen
Unklare Auftragsbestätigungen führen zu langen Klärschleifen zwischen Einkauf und Lieferant – ohne Transparenz.
Keine Nachvollziehbarkeit
Wer hat was wann geprüft und freigegeben? Für Audit und QS fehlt eine klare Historie.
PROZESS
Von der E-Mail bis ins ERP-System – vollautomatisch
PurchaseLANE verarbeitet eingehende Auftragsbestätigungen vollautomatisch in wenigen Schritten.
1. Eingang & Extraktion
E-Mails werden automatisch klassifiziert und PDF-Anhänge KI-gestützt ausgelesen. Kopf- und Positionsdaten werden strukturiert extrahiert – sprachübergreifend und formatunabhängig.
2. Matching & Soll-Ist-Vergleich
Die Zuordnung von Lieferant, Artikel und Bestellung erfolgt automatisch. Preis, Menge und Liefertermin werden live gegen die offene Bestellung in Ihrem ERP-System abgeglichen – Abweichungen sofort markiert.
3. Freigabe & ERP-Übergabe
Im WORKSPACE prüfen und geben Ihre Mitarbeiter frei – ohne ERP-Kenntnisse. Freigegebene Daten werden über iMan strukturiert ins ERP geschrieben und Original-Dokumente revisionssicher archiviert.
KERNFUNKTIONEN
Was PurchaseLANE leistet
Eine vollständige Lösung – von der Dokumentenerkennung bis zur ERP-Buchung.
Intelligente Dokumentenextraktion
KI-gestützte Extraktion aller relevanten Felder aus PDF und E-Mail-Text – unabhängig vom Layout oder Lieferantenformat. Auch Teilbestätigungen und Positionsupdates werden erkannt.
Soll-Ist-Vergleich mit konfigurierbaren Toleranzen
Preis, Menge und Liefertermin werden je Position live abgeglichen. Toleranzen sind frei konfigurierbar. Positionen innerhalb der Toleranz laufen automatisch durch, Abweichungen landen zur Prüfung im WORKSPACE.
Ausnahmen- & Eskalationsmanagement
Unbekannte Artikel, fehlende Referenzen, Mengen- und Terminabweichungen werden automatisch erkannt, klassifiziert und als bearbeitbare Klärfälle aufbereitet – kein E-Mail-Pingpong mehr.
Regelbasierte Automatisierung (Dunkelverarbeitung)
Positionen ohne Abweichung können vollautomatisch übergeben werden. Toleranzen und Regeln sind frei konfigurierbar – Schritt für Schritt steigerbar bis zur vollständigen Automatisierung.
Vollständige Auditierbarkeit
Jede Aktion ist dokumentiert: Wer hat was wann geprüft oder freigegeben? Herkunftsdokumente (E-Mail, PDF) sind jederzeit einsehbar.
ARCHITEKTUR
Durchgängig integriert – von der E-Mail bis ins ERP-System
iMan (IntegrationMan) orchestriert alle Datenflüsse – bewährt aus hunderten Integrationsprojekten, SAP-zertifiziert und für zahlreiche Non-SAP-Systeme im produktiven Einsatz.
ERP-KOMPATIBILITÄT
PurchaseLANE für SAP, Microsoft Dynamics, Infor & weitere ERP-Systeme
PurchaseLANE ist von Grund auf ERP-unabhängig konzipiert. Die Anbindung erfolgt über iMan als systemunabhängige Middleware – nicht über eine SAP-exklusive Schnittstelle. Sie erhalten denselben vollen Funktionsumfang – unabhängig vom ERP-System.
- SAP S/4HANA
- SAP ECC
- Microsoft Dynamics 365
- Infor
- ProALPHA
- weitere ERP-Systeme
Für SAP-Kunden:
SAP-zertifizierte Integration über RFC, IDocs und BAPIs sowie ArchiveLink-Anbindung für die Archivierung. Optional ist auch eine Anbindung über SAP Cloud Integration möglich.
Für Non-SAP-Kunden:
Anbindung über offene, gleichwertig stabile iMan-Schnittstellen – keine Abstriche bei Funktionalität oder Stabilität.
Ihr Vorteil:
PROCLANE ist SAP-zertifiziert UND ERP-unabhängig. Sie sind nicht auf ein System festgelegt.
IHR EINSTIEG IN PURCHASELANE
Für Bestands- und Neukunden
Ob Sie neu starten oder bestehende PROCLANE-Infrastruktur nutzen: PurchaseLANE passt sich an.
Für Bestandskunden
Sie nutzen bereits iMan oder andere PROCLANE-Lösungen.
- PurchaseLANE baut auf Ihrer bestehenden iMan- oder ERP-Infrastruktur auf
- Bewährte Integrationsprozesse werden adaptiert – kein Neuaufbau
- Kürzere Einführungszeit durch wiederverwendbare Bausteine
- Nahtlose Ergänzung zu OrderLANE, falls bereits im Einsatz
- Reduzierter Implementierungsaufwand und geringeres Projektrisiko
Für Neukunden
Sie suchen eine neue Lösung für Ihre Auftragsbestätigungsverarbeitung.
- Vollständiger Aufbau des End-to-End-Prozesses inkl. ERP-Anbindung
- Start mit Human-in-the-Loop, schrittweise bis zur vollständigen Automatisierung
- Keine bestehende Middleware nötig – iMan wird neu eingerichtet
- Mittelstandsgerechte Kosten, schnelle Time-to-Value
DATENSICHERHEIT
Ihre Daten: sicher, getrennt, in Europa
EU-HOSTING
Gesamte Infrastruktur auf Azure Europe: Ihre Daten verlassen den europäischen Raum zu keinem Zeitpunkt.
DSGVO-KONFORM
Vollständige DSGVO-Konformität durch EU-Hosting, Auditierbarkeit und revisionssichere Protokollierung.
MANDANTENTRENNUNG
Multi-Tenant-Architektur mit strikter Datentrennung auf allen Ebenen: iMan, Datenbank, AI Search, Key Vault.
AZURE KEY VAULT
Sensible Konfigurationswerte werden kundenspezifisch im Azure Key Vault sicher verwaltet.
KEINE DATENPERSISTENZ BEI KI
Azure AI (GPT, Embeddings) und Document Intelligence verarbeiten Daten zustandslos – keine Persistenz kundenbezogener Daten.
DIE PLATTFORM
PurchaseLANE basiert auf der AI SUITE
Die PROCLANE AI SUITE ist die gemeinsame Grundlage hinter PurchaseLANE, OrderLANE und weiteren Lösungen. Sie verbindet KI-gestützte Dokumentenverarbeitung mit bewährter ERP-Integration – transparent, skalierbar und vollständig in Ihre Prozesse integriert.
PurchaseLANE ist eine LANE dieser Suite. Wer heute PurchaseLANE einführt, baut gleichzeitig die Plattform für weitere Automatisierungen auf – ohne neue technische Basis.
Einmal einführen – schrittweise erweitern
- OrderLANE: Automatische Verarbeitung eingehender Kundenbestellungen
- KnowledgeLANE: KI-gestützte Wissensbasis für den Fachbereich
- Weitere Dokumentenprozesse: Service, Vertrieb, Einkauf
- Vollautomatische Verarbeitung (Dunkelverarbeitung) schrittweise steigern
- Kundenspezifisches Customizing möglich
Was uns unterscheidet
Warum PROCLANE
PurchaseLANE ist keine Insellösung. Sie entsteht aus über einem Jahrzehnt ERP-Integrationserfahrung – kombiniert mit modernen KI-Fähigkeiten und klaren Governance-Prinzipien.
KI mit Kontrolle – keine Blackbox
Transparente Datenflüsse, mehrstufige Validierung, Human-in-the-Loop und klar definierte Ausnahmen. Sie behalten die Hoheit über jeden Prozessschritt – die KI schlägt vor, Ihr Team entscheidet.
Formatunabhängig – kein Lieferanten-Onboarding
Ihre Lieferanten müssen nichts ändern. PurchaseLANE verarbeitet beliebige PDF-Layouts und E-Mail-Formate – ohne Standardisierungsaufwand auf Lieferantenseite. Kein Portal, keine EDI-Pflicht.
Minimaler IT-Aufwand im Betrieb
Wir übernehmen Betrieb, Management und Wartung der Plattform. Ihre IT wird zu Beginn punktuell eingebunden – etwa beim ERP-Zugang. Der laufende Betrieb liegt bei PROCLANE.
Häufig gestellte Fragen zur KI-gestützten Auftragsbestätigungsverarbeitung
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Funktioniert PurchaseLANE auch ohne SAP – z. B. mit Microsoft Dynamics oder Infor?
Ja. PurchaseLANE ist ERP-unabhängig und funktioniert mit SAP sowie allen gängigen Non-SAP-Systemen wie Microsoft Dynamics 365, Infor, proALPHA und weiteren. Die Anbindung erfolgt über iMan als ERP-unabhängige Middleware. Für SAP-Kunden steht zusätzlich die SAP-zertifizierte Integration zur Verfügung.
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Funktioniert PurchaseLANE auch mit unserem bestehenden SAP-System?
Ja. PurchaseLANE lässt sich in bestehende SAP-Landschaften integrieren – ohne Umbau Ihrer Architektur. Wenn Sie bereits iMan von PROCLANE nutzen, ergänzen Sie PurchaseLANE als Erweiterung. SAP-Kunden profitieren zusätzlich von unserer SAP-zertifizierten Integration.
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Was passiert, wenn eine Auftragsbestätigung abweicht?
Abweichungen werden automatisch erkannt, klassifiziert und farblich im WORKSPACE hervorgehoben – für Preis, Menge und Liefertermin je Position. Positionen innerhalb definierter Toleranzen werden automatisch übergeben, Positionen mit relevanten Abweichungen landen zur manuellen Prüfung im WORKSPACE.
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Müssen unsere Lieferanten ein Portal nutzen oder ihr Format ändern?
Nein. Ihre Lieferanten schicken Auftragsbestätigungen wie gewohnt per E-Mail mit PDF-Anhang. Es ist kein Portal, kein EDI-Onboarding und keine Formatstandardisierung erforderlich. PurchaseLANE verarbeitet beliebige Layouts – auch auf Englisch oder anderen Sprachen.
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Wie hoch ist der Automatisierungsgrad – und kann er gesteigert werden?
Der Einstieg erfolgt mit Human-in-the-Loop: Die KI extrahiert, prüft und schlägt vor – Ihr Team gibt frei. Über konfigurierbare Regeln und Toleranzen können Positionen schrittweise vollautomatisch übergeben werden. Der Automatisierungsgrad wächst mit Ihren Stammdaten und Ihrer Erfahrung – in Ihrem Tempo.
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Wo werden unsere Daten verarbeitet – und wer hat Zugriff?
Alle Daten werden auf europäischen Servern (Azure Europe) verarbeitet – vollständig DSGVO-konform. Ihre Daten verlassen den europäischen Raum zu keinem Zeitpunkt. Die Architektur ist mandantenfähig mit strikter Datentrennung auf allen Ebenen. Alle Verarbeitungsschritte sind protokolliert und auditfähig.
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Was passiert, wenn ein Lieferant oder Artikel nicht erkannt wird?
Nicht erkannte Lieferanten oder Artikel werden als Klärfall im WORKSPACE aufbereitet – mit konkretem Hinweis. Ihr Team wählt den richtigen Eintrag direkt aus. Diese Korrekturen verbessern schrittweise die Erkennungsrate.
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Wie viel Aufwand entsteht für unsere IT-Abteilung?
PROCLANE übernimmt Betrieb, Management, Support und Wartung. Ihre IT wird zu Beginn punktuell eingebunden – etwa beim ERP-Zugang und der initialen Konfiguration. Die Einarbeitung für Fachanwender im WORKSPACE ist kurz, da die Oberfläche auf schnelle Prüfung und Freigabe ausgelegt ist – ohne ERP-Kenntnisse.